Privacyverklaring
Wanneer je op mijn website actief bent of contact met mij opneemt deel je je persoonsgegevens met mij. Ik ga zorgvuldig met deze gegevens om en houd mij aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leg ik uit welke gegevens ik verzamel en wat ik met deze gegevens doe. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Acervus! VA & Office Support. De manier van communicatie maakt daarbij niet uit.
Acervus! VA & Office Support, gevestigt aan de Graetheide 46a te Born, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Heb je hierover vragen of opmerkingen, mail deze dan naar: info@acervusofficesupport.nl.
Omschrijving persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren. De persoonsgegevens die ik zou kunnen verzamelen zijn:
– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– IP-adres van een websitebezoeker
– Bankrekeningnummer
Sommige gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze bijzondere persoonsgegevens worden door mij niet verzameld.
Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Ik kan echter niet controleren of een bezoeker van mijn website en servers ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat ik persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heb verzameld zonder toestemming van ouder of voogd, neem dan contact met me op via info@acervusofficesupport.nl. Ik verwijder dan deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door mij worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van ouder of voogd.
Wij verwerken de je persoonsgegevens voor de volgende doelen:
1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.
Ik help je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag hebt. Je kunt bellen, e-mailen of het contactformulier op mijn website invullen. Ook kan het zijn dat ik je gegevens krijg via derden, in verband met mijn dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen sla ik een aantal gegevens van je op. Op die manier weet ik wie je bent en kan ik ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.
Als je vragen voor me hebt dan sla ik de volgende gegevens van je op:
– Naam
– E-mail adres
– Telefoonnummer
– Je vraag / bericht
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang
2. Om offertes op te stellen en naar je te versturen
Voordat ik voor je aan de slag ga, stuur ik je in principe eerst een offerte toe. Hiervoor sla ik de volgende gegevens van je op:
– N.A.W. gegevens
– Email adres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer Van Koophandel nummer (optioneel)
– Bankrekeningnummer (optioneel)
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.
3. Om een overeenkomst uit te voeren, gespreksnotities en afspraken te maken
Als je bij mij diensten afneemt dan wil je natuurlijk goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Ik sla de volgende gegevens op voor het uitvoeren van de overeenkomst:
– N.A.W. gegevens
– Email adres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer Van Koophandel nummer (optioneel)
– Bankrekeningnummer (optioneel)
Wettelijke grondslag: uitvoering van overeenkomst
4. Om je te kunnen factureren en incasseren
De door jou afgenomen diensten moeten ook worden betaald. Als je dit niet doet dan start ik een incassotraject. In verband met facturatie en incasso sla ik de volgende gegevens van je op:
– N.A.W. gegevens
– Email adres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer Van Koophandel nummer (optioneel)
– Bankrekeningnummer (optioneel)
Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting
5. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in mijn dienstverlening
Wanneer ik wijzigingen doorvoer in mijn dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken, dan stel ik je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruik ik de volgende gegevens om je in mijn nieuwsbrief systeem te verwerken:
– Naam
– Email adres
Wettelijke grondslag: uitvoering van overeenkomst
6. Om je nieuwsbrieven te sturen (indien van toepassing)
Als je bij mij hebt aangegeven dat je mijn nieuwsbrief en de gratis weggever wilt ontvangen, sla ik de volgende gegevens van je op:
– Naam
– Email adres
Wettelijke grondslag: toestemming
Doorgifte aan partners
Ik werk voor het uitvoeren van mijn dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:
– Mijn nieuwsbrieven versturen (Mailblue)
– Mijn betalingen & incasso’s afhandelen (Moneybird) (indien van toepassing)
– Mijn webhosting verzorgen (IXLHosting)
– Mijn boekhouding doen
– Mijn e-mails versturen / beheren (Outlook en Gmail)
Met subverwerkers heb ik verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Ik werk alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving.
Enkele van mijn partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (die landen binnen de Europese unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of back-ups hebben. Met deze partners heb ik passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken en van deze partijen is geëist dat zij EU-VS Privacy Shield’ gecertificeerd zijn. De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorg ik ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.
Doorgifte aan derden
In principe deel of verkoop ik je gegevens niet aan personen of organisaties buiten Acervus! VA & Office Support, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat ik verplicht wordt om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.
Beveiliging van jouw gegevens
Acervus! VA & Office Support heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.
Alle partijen die jouw gegevens voor mij verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Je persoonsgegevens worden niet langer dan strikt noodzakelijk is, bewaard om de doelen te realiseren waarvoor deze gegevens moeten worden verzameld.
Wij hanteren de volgende termijnen:
- Offertes en facturen worden na 7 jaar verwijderd
- E-mails worden na 5 jaar verwijderd
- Contactgegevens worden na 2 jaar uit de agenda verwijderd, tenzij de gegevens nog actueel en noodzakelijk zijn.
- Klachten worden na 1 jaar, samen met alle gegevens m.b.t. klachten, verwijderd
- Persoonsgegevens, zoals eerder genoemd, worden 7 jaar na laatste contact verwijderd.
- Je persoonsgegevens m.b.t. nieuwsbrief kun je op elk gewenst moment zelf uit mijn nieuwsbrief systeem verwijderen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Acervus! VA & Office Support.
Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar: info@acervusofficesupport.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en BurgerServiceNummer (BSN) zwart.
Tot slot
Ik verwerk ook persoonsgegevens als ik hier wettelijk toe verplicht ben, zoals gegevens die nodig zijn voor belastingaangifte.
Ik bewaar je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor deze gegevens worden verzameld.
Ik neem de bescherming van je gegevens serieus en neem passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met me via info@acervusofficesupport.nl.
Acervus! VA & Office Support behoudt het recht om wijzigingen in de privacyverklaring aan te brengen.
Deze privacyverklaring is opgemaakt op 22-06-2023.